5 เคล็ดลับการจัดการงานมากๆ ให้เสร็จในเวลาจำกัด

ทุกคนต้องเคยอยู่ในภาวะที่มีสิ่งที่ต้องทำที่มากเหลือล้น มากจนไม่น่าจะทำเสร็จได้ทัน แม้ว่างานนั้น

วิธีที่ 1-5
บทสรุป

☞ คุณลำดับความสำคัญของงานแล้ว

☞ คุณได้วางแผนมาอย่างดีแล้ว

☞ คุณรู้ว่าคุณได้รับมอบหมายมาอย่างดี

☞ คุณพยายามที่จะให้ทำมันอย่างตั้งใจ

☛ โดยความเป็นจริง กลยุทธที่ดีที่สุดมีความหลากหลายขึ้นอยู่กับปัจเจกบุคคลว่าจะเลือกใช้วิธีไหน เหมาะสมกับสถานการณ์แบบไหน แล้วสูตรลัดจากประสบการณ์จริงที่ได้รวบรวมมาจาก Time Management Coach มีอะไรบ้าง

☛ นี่คือ 5 สิ่งที่จะทำให้ช่วยให้คุณให้ผ่านพ้นสถานการณ์ที่โดนบีบด้วยเวลาไปได้

Clarify Actual Expectations

ถามไปตรงๆ เลยว่าเค้าคาดหวังอะไรจากสิ่งที่ให้คุณทำ การสอบถามให้ชัดเจน เคลียร์ภาพทั้งหมดในเวลาสั้นๆ สามารถทำให้เราได้ข้อมูลที่จะตัดสินใจได้ว่า เราจะทำหรือไม่ทำบางอย่างในงานวิเคราะห์เชิงลึก มันช่วยเราประหยัดเวลาไปหลายชั่วโมงและสามารถทำงานเสร็จได้ทันเวลาอีกด้วย

Re-Use Previous Material

เชื่อว่ากลยุทธ์นี้หลายคนทำกันบ่อย อย่าง Copy, Paste, and Edit คุณทำมันซ้ำๆ ได้กับ email, presentation, training, proposals และเกือบจะทุกอย่างที่คุณสื่อสารมันในรูปแบบที่คล้ายกัน การทำซ้ำๆ ไม่ต้องปรับแต่งเยอะ เอากลับมาใช้ได้บ่อยๆ ท้ายสุดมันจะกลายเป็นสูตรสำเร็จที่ดีที่สุดของคุณไปโดยปริยาย

Develop Templates and Checklists

วิธีนี้เพื่อเพิ่มความเร็วให้งานที่เป็นลักษณะ routine การใช้ template หรือ checklist ที่เข้าใจง่าย จะลดเวลาในการจำสิ่งที่เราต้องทำแบบซ้ำๆ ย้ำๆ ไปได้เยอะมาก และถ้าสามารถพัฒนาและทำได้อย่างช่ำชอง หรือจะเอาแค่พิมพ์ใส่ word ง่ายๆ ก็พอ เวลาในชีวิตคุณจะมีมากขึ้นแบบไม่รู้ตัวเลย

Make It a Conversation

วิธีนี้ขึ้นอยู่กับอะไรคือสิ่งที่คุณต้องการจะทำให้เสร็จ คุณก็แค่โทรไปบอกว่าคุณคิดแบบไหน ใส่ข้อมูลและสิ่งที่วิเคราะห์มาแล้วโดยการใช้คำพูด เท่านั้นเอง แทนที่จะต้องทำ formal presentation หรืออะไรที่ยุ่งยากวุ่นวายเกินจำเป็น แต่วิธีนี้จะ work ก็ต่อเมื่อคุณสามารถบอกแนวคิดที่พอจะเห็นภาพได้ วิธีคิดที่เชื่อมโยงในลักษณะของการวาดภาพมันออกมาแล้วอธิบายทีละ step นี่แหละ จะช่วยคุณผ่านชั่วโมงเร่งด่วนไปได้ด้วยดี

Time Box Your Work

ตัดสินใจไปเลยว่าคุณจะให้เวลาแค่ไหนกับงานที่คุณได้รับมอบหมายมา สมมติว่า งานส่วน research ให้เวลาแค่ 1-2 ชั่วโมง ก็ให้แค่นั้น อย่ายืดหรือฝืนที่จะลากไปเบียดเวลาในงานส่วนอื่นที่รออยู่ แน่นอนว่าวิธีนี้ไม่การันตีว่าคุณจะเสร็จในเวลาที่ได้จัดสรรมา แต่อย่างน้อยมันก็ทำให้คุณรู้ว่าคุณจะแบ่งเวลาที่มีอย่างจำกัดแบบไหนในการทำงานให้เสร็จ

☛ ทุกคนล้วนมีสิ่งที่มีอยู่อย่างจำกัดที่เรียกว่า “เวลา” อาจจะไม่ใช่งานทุกอย่างจะเสร็จได้แม้ว่าเราจะใช้กลยุทธ์ทั้ง 5 ข้างบนอย่างละเมียดละไม แต่เมื่อคุณใช้เทคนิคเหล่านี้ คุณจะสามารถพิชิตงานมากมายในเวลาจำกัดได้มากขึ้นแน่นอน

ที่มา : Harvard Business Review | Elizabeth Grace Saunders